Cada vez mais empresas passaram a adotar a metodologia de gestão de projetos. Isso porque ela traz diversas vantagens para o negócio, e um deles é a redução de custos.
Quando um projeto tem todas as suas etapas muito bem planejadas, não se perde tempo na realização delas. Assim, é muito mais fácil cumprir o prazo, a produtividade é maior e é mais fácil fazer a gestão de custos e despesas.
Em economias mais desenvolvidas, a gestão de projetos está presente desde os anos 1990.
Ela começou a ser implantada no Brasil há pouco tempo e tem grandes resultados. Provavelmente, a maioria das empresas hoje não estariam tão desenvolvidas se não fosse a metodologia.
Um estudo do Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI), mostra que 20% do PIB (Produto Interno Bruto) do mundo, é investido em projetos.
Além disso, são mais de 400 mil profissionais certificados no mundo e mesmo assim, faltam pessoas qualificadas para atender as demandas do mercado.
Além disso, existem diversas ferramentas de gestão de projetos disponíveis. Isso ajuda o gestor a ter ainda mais controle sobre a execução de demandas e resultados.
Neste post, vamos te ajudar a entender melhor o que é um projeto, o que é a gestão de projetos e porque ela é tão importante para seu negócio. Confira!
O que é projeto?
Um projeto é algo desenvolvido com um esforço coletivo (pessoas ou recursos) para desenvolver um novo produto, serviço ou um resultado sobre um objetivo único.
Um projeto tem começo, meio e fim. Ou seja, ele não é uma tarefa rotineira.
Normalmente, um projeto está ligado a um processo de melhoria de um produto ou setor de uma empresa. Ele surge com um propósito e passa por planejamento, execução, monitoramento e encerramento.
Na maiorias das vezes, os projetos são desenvolvidos em conjunto com as atividades diárias da empresa. Ao mesmo tempo que se tem a rotina das operações, se desenvolvem soluções para o negócio.
O que é gestão de projetos?
A gestão de projetos é uma metodologia que une a aplicação de técnicas, conhecimentos e habilidades para certificar que um projeto será entregue e terá sucesso.
Um gestor de projetos é responsável por coordenar e administrar todas as etapas, até chegar a entrega do produto final.
Com a gestão de projetos, as empresas têm alguns benefícios como:
- Melhora na integração dos setores da empresa;
- Aumento na satisfação do cliente, seja ele interno ou externo;
- Melhora na qualidade de entrega e resultado dos projetos;
- Maior comprometimento da equipe com os objetivos;
- Diminuição dos riscos durante a execução dos projetos.
Desta forma, é possível perceber como a gestão de projetos é essencial para o desenvolvimento das empresas. Afinal, sempre existem pontos de melhora em produtos, serviços, assim como processos em qualquer negócio.
Hoje, cada vez mais existem equipes multidisciplinares. E, o desenvolvimento de projetos também depende da visão da maioria dos colaboradores para criar a melhoria necessária.
Além disso, bons sistemas de gestão de projetos ajudam a controlar o tempo gasto em cada etapa, organizar as pessoas que são responsáveis por cada atividade. Também se pode acompanhar como anda o desenvolvimento do projeto e medir a produtividade da equipe.
Vantagens da gestão de projetos em sua empresa
A gestão de projetos pode parecer fácil, mas é algo que precisa de muita dedicação. Afinal, quem está administrando um projeto precisa de algumas habilidades como:
- ser um bom líder;
- conhecer técnicas de gestão estratégica e do negócio.
Partindo dessas habilidades, o investimento na gestão de projetos pode trazer algumas vantagens para a empresa. Confira:
Integração
Desenvolver um projeto, é criar uma solução. E, para isso, é preciso integrar as áreas que conhecem ou fazem parte do processo que será melhorado. Vamos supor que um novo produto será criado para a área de atendimento ao cliente.
Não faz sentido desenvolver toda a solução, sem consultar a área para entender suas maiores dores, não é mesmo?
Além disso, um projeto muitas vezes tem suas etapas divididas entre equipes distintas. Se não houver conversa entre os setores, é muito difícil todos estarem na mesma página sobre o que está sendo feito.
É preciso que todos estejam em sintonia para desenvolver com eficiência o projeto em questão. São em encontros de alinhamento que surgem insights, novas ideias e até mesmo soluções para problemas que podem surgir no caminho.
Tudo isso promove a integração e ajuda na gestão participativa. Une de forma sadia as áreas e faz com que a solução apresentada pelo projeto seja realmente eficiente.
Eficiência
Com o planejamento das ações e um acompanhamento de cada etapa, se garante maior eficiência na entrega do projeto.
Além disso, com atividades bem definidas entre a equipe, se aumenta também a produtividade. Assim como, reduz o tempo de trabalho.
Com a gestão de projetos, também se pode gerenciar custos com mais precisão. Esse gasto pode ser com material, com tempo de trabalho e desenvolvimento das etapas, por exemplo.
Um bom projeto é aquele que entrega a melhor solução, com o melhor tempo e também com baixo custo. Assim, o retorno de investimento do projeto pode ser ainda maior para o negócio.
Gestão de riscos
Todo empreendedor sabe que ter um negócio é também assumir riscos. E, isso não é diferente quando falamos sobre projetos.
Com o acompanhamento das etapas em um projeto, é possível identificar os possíveis riscos que ele possui e definir estratégias de como resolvê-los. Assim, o produto a ser desenvolvido tem muito mais chance de ser eficiente.
Organização
Podemos dizer que a gestão de projetos é sinônimo de organização. Não à toa se faz um bom planejamento antes de se iniciar as atividades.
Um planejamento bem estruturado é o que vai dar direção para a equipe. Desta forma, fica mais fácil desenvolver cada etapa. Além disso, traz mais praticidade para manter a organização do projeto, pois se sabe quem é responsável por cada atividade, o quanto já foi desenvolvido, quais os problemas apresentados, e muito mais.
Um projeto não é uma ação rotineira, é algo além da operação diária. Assim, a organização é o que move um bom projeto.
Qualidade
Um projeto de qualidade só é entregue, se em todas as etapas de desenvolvimento, a equipe manteve a qualidade das entregas e ações.
É preciso que as ações sejam muito bem estruturadas e fundamentadas, seguindo o objetivo, para que o projeto tenha o resultado esperado.
É necessário se pensar em todas as probabilidades, falhas e erros, para evitar o risco de fracasso com um projeto.
Uma das funções do gestor de projetos é garantir que as atividades sejam entregues com qualidade. Além disso, que identifique as possíveis falhas ou gaps em relação a isso. Assim, algo pode ser corrigido em tempo hábil.
A ideia de um projeto é entregar um produto, que com certeza será aprimorado conforme o tempo. E uma entrega de qualidade, faz com que não somente erros sejam corrigidos em outras versões.
Os projetos são uma grande oportunidade de desenvolvimento e sucesso das empresas. Apostar neles para se ganhar escala, é uma opção que cada vez mais gestores têm optado.
Sua empresa já aposta em gestão de projetos?
