Carta de cobrança: saiba cobrar o seu cliente de forma suave

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A carta de cobrança é um documento que deve ser planejado para quando surgir aquele cliente inadimplente. Existem diversos modelos no mercado e para cada um há uma linguagem para você não perder o bom relacionamento com o público. 

Documento estratégico que possibilita o aumento de vendas, essas cartas devem ter o seu espaço no cronograma dos colaboradores da sua empresa. 

Isso porque elas se tornam um instrumento essencial para lidar com clientes inadimplentes de maneira bastante suave. 

Você já se perguntou como cobrar um cliente que está com o pagamento em atraso? Se a sua resposta for sim, mas você acha que não tem jeito para isso, então é preciso conhecer a carta de cobrança. 

O que é uma carta de cobrança?

De forma bastante resumida, esse tipo de carta pode ser considerada uma ferramenta da qual ajuda você a vender mais. 

Isso porque ela é uma estratégia focada a lidar com a gestão de cobranças de pessoas inadimplentes de maneira rápida e fácil. 

O diferencial da carta de cobrança está no fato de fazer um pedido de quitação de dívidas que um cliente tem com a sua empresa de forma amigável. 

Por ser uma medida extrajudicial, é necessário que você fique atento na hora de elaborar uma carta de cobrança suave para os seus consumidores. 

Qual a importância da carta de cobrança?

Antes de mais nada, é necessário entender que aquele cliente inadimplente pode ser a chave para que a sua empresa feche as contas do mês no positivo. 

Por isso, saber como fazer cobrança é fundamental para que o relacionamento com ele continue saudável. 

Além do mais, é preciso pensar nos motivos que fizeram com que aquele indivíduo atrasasse o pagamento da conta. 

Afinal, se estamos falando de um cliente que sempre teve um bom relacionamento com a sua empresa, não tem por que tratá-lo mal ou não apresentar condições das quais ele possa quitar as suas dívidas. 

Não à toa, hoje existem diversos tipos de cartas, que têm objetivos específicos para que o devedor pague o valor solicitado – vamos mostrar exemplos de cada uma delas mais à frente. 

O que queremos dizer é, mesmo que haja algum tipo de atraso no pagamento, a sua empresa precisa estar preparada para enfrentá-lo. 

Por isso, esteja sempre atento à economia do Brasil e faça um planejamento capaz de minimizar esses inconvenientes. 

Afinal, como cobrar um cliente?

Uma pessoa desenvolvendo à mão uma carta de cobrança.

A sua empresa precisa ter uma gestão de cobrança eficiente e otimizado para que os seus funcionários não percam tempo com esse trabalho. 

Para iniciar uma boa gestão e saber como cobrar um cliente, o primeiro passo é criar um cronograma do qual são definidos dias e horários para isso. 

Além desse plano, outra opção bastante viável é seguir um procedimento já padronizado que define os prazos para agir de acordo com o necessário. 

Para facilitar, vamos a um exemplo: 

Digamos que você definiu que o título vai para o cartório depois de 10 dias do vencimento do pagamento do boleto do cliente.

Depois de 15 dias ele é transferido para um serviço profissional de cobrança e, por fim, se em 20 dias o caso não for solucionado, o setor jurídico entra em ação. 

Dentro desse procedimento padrão, o primeiro contato de cobrança com o consumidor também deve ser registrado.

Para tanto, criar uma planilha para que todos os casos de clientes inadimplentes sejam acompanhados, pode fazer uma grande diferença no seu negócio. 

Lembre-se: a ideia é manter um bom relacionamento com aquele indivíduo, que deve receber, até certo ponto, uma carta de cobrança suave.

O que deve e não deve conter na carta de cobrança suave?

Para você saber, de fato, como fazer cobrança dos seus clientes inadimplentes, é necessário ter muitos cuidados na hora de elaborar a carta deles. 

Para começar, é necessário salientar que o documento não pode expor o cliente ao ridículo, muito menos constrangê-lo. 

Afinal, algo desse tipo é considerado crime segundo o Código de Defesa do Consumidor (CDC), inscrito no Art. 42. 

Esse mesmo Art. 42 deixa claro o que uma carta de cobrança suave deve conter: 

  • Nome do consumidor; 
  • Endereço residencial; 
  • CPF ou CNPJ;
  • Dados da dívida, como: produto ou serviço prestado, saldo, prazo para regularização, número do contrato e contato para negociação. 

O tom da linguagem deve ser adequada para não ofender o cliente. 

Sendo assim, para que você realmente saiba como cobrar um cliente, é necessário evitar o uso de ameaças, mentiras e coerções. 

Caso contrário, sua empresa pode ter sérios problemas com a Justiça. 

Além do conteúdo da carta, é preciso ficar atento na hora de enviar o documento, especialmente para ver se a informação que remete à dívida cause algum transtorno para o cliente. 

E como fazer uma carta de cobrança? 

Uma mulher mexendo no computador lendo uma carta de cobrança.

Bom, agora que você já sabe o que deve e o que não deve conter em uma carta de cobrança suave, chegou o momento de conhecer os principais modelos usados pelas empresas. 

Modelo 1: E-mail de cobrança informal

Olá, Mayara da Silva Caboz! Tudo bem? 

Nós percebemos aqui que o pagamento da parcela da conta do seu celular não pago foi em Julho de 2019. 

O vencimento foi no dia 31/07. 

Com a correria do dia a dia, provavelmente a conta deve ter passado batida, não é mesmo? 

Por esse motivo, resolvemos atualizar o valor e criamos um novo boleto com vencimento em 20/08. 

Ele está no anexo deste e-mail de cobrança informal. 

Se tiver algum problema no momento de efetuar o pagamento, entre em contato conosco pelo telefone (11) 9999-9999 ou responda este e-mail de cobrança informal. 

Um abraço, 

Soluções Industriais

Modelo 2: Valor atualizado

São Paulo, 23 de dezembro de 2019

Prezada Mayara da Silva Caboz, 

Consta em nosso sistema que o pagamento da parcela do seu smartphone, com vencimento no dia 30 de julho, ainda não foi realizado. 

No anexo deste e-mail, enviamos um novo boleto com o valor atualizado. Solicitamos que o pagamento seja realizado até a nova data de vencimento descrita no documento. 

Caso tenha alguma dúvida, entre em contato conosco pelo telefone (11) 99999-9999 ou responda este e-mail. 

Atenciosamente, 

Soluções Industriais

Modelo 3: Neutro

São Paulo, 23 de dezembro de 2019

Prezada Mayara da Silva Caboz, 

Verificamos que não consta em nosso sistema o pagamento do smartphone, no valor de R$ 5.000,00 com vencimento no dia 30 de julho. 

Por favor, efetue o pagamento até o dia 31 de dezembro. 

Caso você já tenha efetuado o pagamento, por favor, desconsidere a mensagem. 

Atenciosamente, 

Soluções Industriais

Na hora de elaborar as cartas de cobrança para os clientes, é preciso se atentar a linguagem que será utilizada, bem como o perfil do destinatário. 

Já sabe como fazer cobrança? Então melhore o relacionamento da sua empresa com clientes inadimplentes!

Você vai perceber que, conforme os anos forem passando, fazer a cobrança de dívidas de clientes inadimplentes acaba se tornando parte da rotina da sua empresa.

Por isso, é necessário que você saiba como realizar essa tarefa de forma adequada para não afetar a gestão financeira da organização. 

Com este conteúdo, é possível ver que o ponto-chave para que você escape da falta de pagamento dos clientes é se planejando, fechando sempre o mês no azul.

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