Cálculo de folha de pagamento: tudo o que você precisa saber

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Cálculo de folha de pagamento é uma necessidade indispensável nas empresas. Mesmo assim, você sabe o que é e como fazer? Aqui você vai aprender como calcular o custo de um funcionário e aplicar os números no seu negócio. Confira! 

Para entender o que é a folha de pagamento, conhecida também como holerite, tenha em mente que se trata do documento com informações dos colaboradores. 

Ou seja, o cálculo de folha de pagamento se refere a controlar o gasto com funcionário da sua empresa e organizar tudo da melhor forma.

Considerando isso, preparamos este conteúdo para mostrar como calcular o custo de um funcionário e, todos os cuidados necessários para que você evite processos trabalhistas. Confira!

Entenda o que é folha de pagamento

De modo geral, a folha de pagamento é, de modo geral, um documento contendo diversas informações a respeito de qualquer gasto com funcionário.

Sabe aquele holerite que você recebe todos os meses? Pois, bem, é isso mesmo! 

Sua função é coletar todos os dados dos colaboradores em números, para que o setor de contabilidade possa administrar e controlar todos os gastos fixos e variáveis do seu negócio com a mesma segurança.

Isso quer dizer que o cálculo de folha de pagamento se aplica tanto ao bruto (valor total que o funcionário tem para receber) quanto líquido (valor final recebido após a aplicação dos devidos descontos).

Por essa importância, é essencial que os detalhes para esse cálculo seja feito de forma clara e organizada, evitando assim problemas na contabilidade. 

Contudo, para saber como calcular o custo de um funcionário é necessário saber quais os dados necessários para realizar a conta e onde você deve buscar essas informações.

Por isso, os cálculos são feitos se baseando tanto aplicando a matemática financeira, quanto com o auxílio do conhecimento das leis trabalhistas.

Além disso, ter em mente os temas voltados para os setores de contabilidade e RH é um detalhe que apenas contribui ainda mais para que esse processo seja feito sem nenhum problema.

Pois, as contas devem conter todo o histórico dos colaboradores, incluindo questões operacionais, fiscais e contábeis. 

Em geral, o cálculo de folha de pagamento é feito pelo departamento pessoal. Por isso, se sua empresa não possuir um, deve contratar os serviços de uma empresa de contabilidade para evitar que qualquer informação importante escape.

Saiba como realizar o cálculo da folha de pagamento

Uma calculadora e folhas com valores.

Entender como realizar o cálculo de folha de pagamento é uma atividade que inclui a compreensão de tudo!

Ou seja, é necessário saber como calcular a diferença salarial retroativa, como calcular o adicional noturno e qualquer hora extra que seja feita pelo colaborador.

A seguir, confira uma lista com os registros financeiros necessários para realizar o cálculo de folha de pagamento e evitar qualquer problema futuro: 

  • Salário; 
  • Benefícios;
  • Vencimento; 
  • Descontos (INSS, IRPF, etc);
  • Férias, 
  • 13º;
  • Bônus. 

Fora esses registros, para realizar o cálculo de folha de pagamento é necessário reunir todas as informações relevantes referentes às leis trabalhistas, cargos, datas de contratação e etc.

Quando falamos no setor financeiro, em geral, a equipe de contabilidade é responsável pela validação das transações mencionadas anteriormente.

Contudo, se quer saber ao certo como é realizado o cálculo de folha de pagamento, tenha em mente que é necessário realizar o seguinte procedimento: 

Classifique os colaboradores

Antes de mais nada, a primeira coisa a se fazer para que seja possível realizar o cálculo de folha de pagamento é categorizar cada colaborador.

O que isso significa?

Em geral, a regulamentação atribui regras específicas para que cada função seja devidamente remunerada de acordo com a atividade exercida, pagando um valor correto por isso.

Verifique as horas de trabalho

No segundo ponto, é preciso considerar as horas trabalhadas pelo colaborador.

Ou seja, para o cálculo de folha de pagamento, esse é o momento de levantar os dados como horas extras, descanso recompensado, adicional noturno e todas as horas trabalhadas.

Algo muito considerado nesse momento são as faltas. Caso sejam justificadas, por meio de atestado médico, por exemplo, essa ausência pode ser abonada.

Porém, caso a falta não for justificada, é aplicado um desconto na tabela cálculo hora extra que será mostrado no pagamento bruto. 

Calcule os descontos do INSS

Para realizar o cálculo de folha de pagamento, é necessário calcular adicional noturno, tabela com hora extra, reajuste salarial e claro, o INSS (Instituto Nacional de Seguro Social).

Pois, o INSS assegura mensalmente, com sua contribuição constante, que o colaborador consiga se aposentar no futuro.

Fora isso, no cálculo de folha de pagamento também entra o desconto do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), usado para o desconto do Imposto de Renda. 

Inclua qualquer outro valor para finalizar

Uma pessoa fazendo calculo de folha de pagamento na calculadora.

Por fim, qualquer outro valor deve fazer parte do cálculo final.

Por exemplo: vale-alimentação, vale-transporte, vale-refeição e etc.

A junção de todos esses dados é a forma correta de como calcular o custo de um funcionário e, dessa forma, realizar o cálculo de folha de pagamento.

Aprenda os principais gastos para o cálculo de folha de pagamento

Além do INSS e vales mencionados anteriormente, existem gastos específicos que precisam fazer parte do cálculo de folha de pagamento. São eles:

13° Salário

O 13° salário é pago sempre nos dois últimos meses do ano;

Seja qual for o tempo de trabalho do colaborador, a partir do tempo que entrou após janeiro seu salário será proporcional aos meses trabalhados.

Essa base de cálculo do 13º também é a remuneração-base, dividida em 12 partes. Assim, se o colaborador tiver oito meses de trabalho, por exemplo, vai receber a soma de oito frações.

Férias

O período de férias é calculado se baseando no salário do colaborador.

Para incluir esse valor e calcular o gasto com funcionário, a empresa soma a base salarial da pessoa a um terço desse valor, sendo esse o adicional de férias.

Horas extras

As horas extras são diferentes para cada empresa, e dependem da lei em que a empresa se enquadra para que seja passada ao colaborador.

Por exemplo: em uma indústria, o colaborador que trabalha na produção pode estar enquadrado em uma CCT (Convenção Coletiva de Trabalho) que difere de quem atua no administrativo.

As horas extras feitas em domingos e feriados são remuneradas em 100%.

Isso significa que o funcionário ganha em dobro!

As de sábado, geralmente, são pagas com 50% a mais, enquanto as trabalhadas em dias úteis podem ser remuneradas a 20% ou 30%, por exemplo.

Já sabe realizar o cálculo? Então agora é com você! 

Como vimos ao longo deste conteúdo, a folha de pagamento inclui qualquer gasto com funcionário, seja para calcular adicional noturno, a tabela cálculo hora extra e cálculo reajuste salarial retroativo. 

Por isso, o holerite é um documento indispensável para as empresas!

O departamento de contabilidade é responsável por ver com clareza todos os custos, seja com INSS, férias ou adicionais noturnos.

Por isso, para que o cálculo de folha de pagamento seja realizado com sucesso, é importante ter acesso a uma planilha.

Nela, mantenha todas as informações para que você não se confunda na hora de repassar os pagamentos corretos, evitando assim processos trabalhistas.

Bons negócios! 

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