Cálculo folha de pagamento: as melhores dicas para saber o que é e como montar a sua

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O cálculo folha de pagamento é uma necessidade vital para qualquer empresa, mas você sabe o porquê ou como fazê-lo? Então, chegou o momento de entender como calcular uma folha, o que é preciso para isso ou como buscar a pessoa certa para essa tarefa!

Para quem não sabe o que é uma folha de pagamento, ela é também conhecida como holerite, o qual é considerado um documento que contém informações contábeis dos colaboradores da sua empresa. 

Ela é essencial para evitar processos trabalhistas, bem como organizar a vida empresarial e contábil do seu empreendimento. 

Sendo assim, saiba quais os itens necessários para que você consiga montar a planilha perfeita com o cálculo folha de pagamento dos seus funcionários. Confira!

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento, resumidamente, é um documento no qual estão contidas todas as informações sobre remuneração dos colaboradores da sua empresa. 

Ah, então é o famoso holerite? 

Isso mesmo, como dissemos a folha de pagamento é também conhecida como holerite, que por sua vez, tem a função de transformar todos os detalhes trabalhistas dos seus funcionários em informações contábeis. 

Então, significa dizer que ele serve para que tanto o pagamento líquido quanto o pagamento bruto sejam calculados e especificados para que a empresa e o colaborador tenham um histórico de informações claro e organizado. 

Porém, não basta apenas montar uma folha de pagamento sem saber quais são os dados e informações que devem ser especificados nela e como encontrá-los. 

Por isso, é feito o cálculo folha de pagamento. E, para realizá-lo é preciso que você tenha conhecimento das leis trabalhistas e matemática financeira.

Fora isso, estar a par de temas voltados para o setor de Contabilidade e Recursos Humanos conta bastante pontos, pois te ajuda a evitar processos trabalhistas e deixar tudo bem organizado na sua empresa. 

Afinal, a folha, no fim das contas, poderá servir como um histórico dos colaboradores da sua empresa, tendo funções operacionais, contábeis e fiscais.

Além disso, se o funcionário deseja comprar um apartamento, por exemplo, o documento será solicitado na hora de financiá-lo, pois o banco terá com o seu holerite um histórico que comprove que você será capaz de arcar com a dívida. 

Mas voltando ao assunto, o cálculo folha de pagamento normalmente é feito pelo departamento pessoal e, caso você não tenha um na sua empresa, você pode contratar uma empresa de contabilidade, a fim de não deixar escapar nenhuma informação. 

Como realizar o cálculo folha de pagamento?

Homem realizando o calculo folha de pagamento à mão em frente ao computador.

Saber como calcular a folha de pagamento é também entender como funciona o cálculo de adicional noturno, a tabela cálculo hora extra e o cálculo reajuste salarial retroativo, por exemplo. 

E como todos esses itens são muito importantes para que o seu negócio não tenha problemas futuros, é necessário entender que a folha é preenchida por registros financeiros de um colaborador, que são:

  • Salário; 
  • Benefícios;
  • Vencimento; 
  • Descontos (INSS, IRPF, etc);
  • Férias, 
  • 13º;
  • Bônus. 

Além desses registros, no cálculo folha de pagamento você deve incluir a tabela cálculo hora extra, o cálculo reajuste salarial retroativo, o cálculo de adicional noturno e afins. 

Além disso, quanto mais informações relevantes tiver a sua planilha, mais efetiva ela será. Ou seja, você também pode informar dados trabalhistas, como cargo, data de contratação e assim por diante. 

No caso dos dados financeiros, normalmente a equipe de contabilidade é quem toma conta da transformação de todos os itens citados na lista acima em valores numéricos.

Porém, caso você não seja um especialista na área contábil e ainda assim queira entender como funciona cada cálculo, é possível realizá-lo dessa forma:

1. Classificando o colaborador

O primeiro passo para que você consiga realizar o cálculo folha de pagamento é classificando o colaborador pela categoria. 

Ou seja, a regulamentação da categoria normalmente é feita pela Convenção Coletiva, a qual segue regras específicas para atribuir o valor correto. 

2. Analisando as horas trabalhadas

Já o segundo passo leva em consideração a folha de ponto do colaborador, a qual deve conter todas as horas trabalhadas, bem como as extras, o adicional noturno e o descanso recompensado. 

Na folha de ponto, algo que é levado bastante em consideração são as faltas. Se elas foram justificadas, significa que ela pode ser abonada. 

E isso só ocorre a partir do momento em que o colaborador entrega um atestado médico como justificativa, por exemplo. 

Agora, se a falta não for justificada, é aplicado um desconto na tabela cálculo hora extra que será mostrado no pagamento bruto. 

3. Descontando INSS

No momento que você fizer o cálculo de adicional noturno, tabela cálculo hora extra, cálculo reajuste salarial retroativo e cálculo folha de pagamento, não esqueça também de calcular o INSS (Instituto Nacional de Seguro Social). 

Isso porque, com o INSS, os benefícios são assegurados mensalmente para que o colaborador consiga se aposentar sem problemas. 

Além desse desconto, outro que entra no cálculo de todos esses itens é o FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), o qual é usado para descontar o Imposto de Renda. 

4. Deduzindo outros valores

Para finalizar, outros valores que entram em questão na hora de calcular a folha dos seus funcionários são os benefícios legais. 

Os maiores exemplos são o vale-transporte, vale-alimentação, vale-refeição, etc. 

Com eles entrando nessa conta, o pagamento líquido pode ser calculado e repassado para o colaborador em questão todos os meses. 

A planilha da folha de pagamento

Como foi possível ver, há muitos itens que devem ser incluídos no cálculo da folha de pagamento. 

Com o passar do tempo, você vai perceber que fazer o cálculo de todos eles se torna uma tarefa muito simples, facilitando cada vez mais a sua vida empresarial. 

Ao preencher a planilha todos os meses, é possível perceber quais são as despesas com seus colaboradores, ajudando você a decidir se é hora de realizar novas contratações ou fazer cortes. 

Além disso, ao utilizar uma planilha de folha de pagamento, você consegue perceber quais são os ganhos com aquele funcionário, colocando todos eles em gráficos para averiguar se as metas foram realmente atingidas e o que elas agregaram para os resultados do seu negócio.

Inclusive, alguns itens importantes que você deve se atentar na hora de passar as informações para a planilha são: o 13º salário e as férias remuneradas de cada colaborador.

Assim você terá informações financeiras do colaborador de forma completa e saberá o quanto ele custa para a sua empresa e poderá entender se os benefícios que ele traz os compensam. 

Lembrando que o contrário também é válido. Se um colaborador traz resultados positivos para o seu negócio, talvez esteja na hora de pensar em melhorar a remuneração ou bonificação dele, para que ele também se sinta recompensado. 

Contrate uma empresa de contabilidade 

Uma pessoa fazendo contas em uma calculadora consultando papéis e notebook.

Tanto a folha de pagamento quanto o cálculo de adicional noturno, tabela cálculo hora extra e cálculo reajuste salarial retroativo devem ser feito com cautela, a fim de não deixar escapar nenhuma informação. 

Para isso, se você tiver dúvidas na hora de fazer o cálculo folha de pagamento, não hesite em contratar uma empresa de contabilidade. 

Com ela, você mantém o pagamento de todo o pessoal organizado, especialmente quando o quadro de funcionários for muito grande e difícil de ser controlado, assim com as duas despesas referentes à empresa que não dizem respeito ao colaborador necessariamente.  

Sendo assim, a recomendação é que você tenha a ajuda de um contador de confiança, capaz de realizar o trabalho com excelência e que conheça os números e todos os prazos dos tributos. 

Reduzindo o custo da folha de pagamento 

É preciso que todos os custos da folha de pagamento sejam realmente muito bem avaliados, a fim de que você consiga tomar as medidas necessárias para ter uma contenção de gastos inteligentes. 

Para facilitar o processo, você pode criar um banco de horas dentro da sua empresa, o qual poderá ser utilizado pela equipe de Recursos Humanos que vai gerenciar a redução do pagamento dessas horas. 

Porém, antes que você crie isso, é preciso comunicar todos os colaboradores, para que eles saibam que as horas extras podem ser transformadas em folgas. 

Assim, você não só mostra que tem flexibilidade, como também garante maior qualidade de vida a todas as pessoas que estão trabalhando para você. 

Além do banco de horas, você pode investir na terceirização, pois ela evita algumas obrigações trabalhistas e salários fixos por um período de tempo, tornando menores os gastos. 

Já tem uma base para realizar o cálculo folha de pagamento? Então mãos à obra!

Como vimos neste conteúdo, a folha de pagamento contempla o cálculo de adicional noturno, a tabela cálculo hora extra e cálculo reajuste salarial retroativo. 

Assim, o famoso holerite acaba se tornando um documento indispensável para qualquer empresa, pois deixa claro quais as informações contábeis que cada colaborador tem para com o seu negócio. 

E para que o cálculo folha de pagamento seja realizado com sucesso, é necessário ter acesso a uma planilha, a fim de fazer com que você não se confunda na hora de repassar os pagamentos corretos e evitar processos trabalhistas. 

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