Gerenciamento de projetos: tudo o que você precisa saber

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O gerenciamento de projetos de uma empresa está totalmente ligado às habilidade e conhecimentos para a execução de um bom projeto para aquele cliente imperdível! Saiba quais as melhores metodologias do mercado utilizadas para isso. 

Para começar, vamos confessar que a gestão dos projetos em uma empresa é a medida certa para o sucesso de uma equipe que também preza pela gestão por resultados. 

Por isso, é preciso se concentrar nessa ação e traçar objetivos diários para encontrar respostas às diversas perguntas que existem sobre o seu mercado. 

Para te ajudar, elaboramos este artigo, do qual tem tudo a respeito de um bom gerenciamento de projetos. Confira: 

Antes de mais nada, o que é um projeto? 

Para que você saiba realmente como fazer o gerenciamento de projetos, é necessário ter um pequeno entendimento a respeito do que é um projeto. 

De acordo com o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI), um projeto, nada mais é do que “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”. 

Diferentemente das operações – que explicaremos com mais detalhes a frente -, o projeto é uma atividade temporária para a apresentação de uma boa gestão de resultados. 

Isso porque os projetos são construídos de maneira única para atingirem um objetivo específico, dentro do período de tempo determinado pelos gestores e com um conjunto de recursos limitados, como humanos e financeiros, por exemplo.

Todos esses recursos precisam ser otimizados ao máximo para que as metas sejam atingidas. 

Por exemplo, desenvolver um novo produto ou serviço para a sua empresa pode ser considerado um projeto, bem como efetuar a mudança em toda a estrutura dela. 

Em outras palavras, podemos dizer que a gestão de projetos se resume a: 

  1. Exclusividade: se uma empresa de desenvolvimento de aplicativos receber, por exemplo, propostas de criação de um novo app que possuem o mesmo objetivo de dois clientes diferentes, é necessário criar funcionalidades exclusivas para cada uma;
  2. Início e fim bem traçados: sabendo que cada projeto é único, é preciso definir qual é o início e fim para o desenvolvimento dele. Para isso, é preciso saber quais são as próximas características desta lista; 
  3. Progressividade: quando se define a data de início e fim do projeto, é necessário agora elaborar todas as etapas para realizar a entrega ao cliente. Vale lembrar que a gestão de projetos não se baseia em entregues de uma tacada só, mas sim de acordo com a conclusão das etapas; 
  4. Delimitação dos recursos: como já falamos, os projetos possuem recursos limitados, a partir do momento em que se sabe qual é o escopo deles e os objetivos nos quais devem ser alcançados. Assim que você tiver todas essas informações bem claras, realizar uma boa gestão de resultados se torna mais fácil, viabilizando a ideia ou não; 
  5. Objetividade: uma coisa que precisa ficar muito clara na sua cabeça é que a gestão de projetos não se trata de metas que devem ser alcançadas. O que ele precisa para dar certo é objetividade.

Como é possível ver, o gerenciamento de projetos se baseia em 5 itens fundamentais, dos quais tornam essa atividade uma divisão de etapas com muitos envolvidos em cada uma delas. 

Qual a diferença entre projeto e processo? 

Homem e duas mulheres de pé conversando sobre gerenciamento de projetos.

Bom, como falamos a pouco, projeto e processo tem as suas diferenças. Diferentemente do projeto, o processo é um trabalho ilimitado, ou seja, contínuo e repleto de resultados padrões. 

As suas principais características são: 

  • Continuidade; 
  • Resultados padronizados; 
  • Definição. 

Por outro lado, as características do projeto se resumem a: 

  • Por tempo limitado; 
  • Resultado único; 
  • Elaborado por etapas. 

Reconhecer as características de ambas as atividades é a melhor maneira para que você tenha um bom gerenciamento de projetos. 

Afinal, o que é gestão de projetos? 

Agora que você sabe o que é projeto, fica mais simples explicar quais elementos envolvem uma gestão. 

De maneira bem resumida, a gestão de projetos tem como principais ativos os conhecimentos, as técnicas, as habilidades e todos os instrumentos para realizar o planejamento, execução e monitoramento deles

Normalmente, empreendedores vivem confundindo os “projetos” com a gestão dos mesmos. 

No entanto, a gestão de projetos está intimamente ligada a toda execução e controle, entre outros fatores para garantir que sejam finalizados de acordo com os recursos estipulados no planejamento inicial. 

Não à toa, estipular o gerenciamento de projetos é uma excelente forma de fazer a gestão de equipe, pois tem como foco liderar e distribuir as atividades dos membros. 

Qual o papel do gerenciamento de projetos? 

De maneira bem sucinta, ter um gerenciamento dentro da sua indústria é a melhor maneira de concluir os projetos. 

Essa conclusão deve se basear nos resultados. Então, caso sejam satisfatórios, significa que nada saiu do prazo e que os custos estiveram dentro do padrão. 

Além do mais, a opinião do cliente a respeito da entrega do projeto também conta muito para entender se ele foi entregue de acordo com as necessidades traçadas. 

Portanto, se você deseja realmente saber como fazer a gestão por resultados, sempre verifique a satisfação dos seus consumidores. 

5 vantagens do gerenciamento de projetos

A gestão de equipe, da qual envolve as pessoas que trabalham na sua indústria, é um fator predominante para realizar o trabalho. 

Além disso, muitas habilidades técnicas e de relacionamento com os clientes funcionam para que a gestão dos projetos oferecem maiores resultados. 

Para convencer você a aplicar agora mesmo o gerenciamento de projetos na sua indústria, criamos 5 vantagens a respeito desse recurso. 

  1. Ter total controle dos processos: a gestão dos processos acaba se tornando bem simplificada quando se trabalha com projetos. Afinal, todas as etapas, recursos, prazos e os membros da equipe são envolvidos para alcançar o mesmo objetivo de entrega;
  2. Cumprir o cronograma estipulado: é normal que imprevistos aconteçam o que pode afetar o cumprimento do cronograma de um projeto. Porém, quando se faz a gestão dos projetos, o acompanhamento e a verificação de informações que minimizam atrasos acaba se tornando uma atividade rotineira;
  3. Monitorar a lucratividade: se o gestor sabe quais são os custos que envolvem cada etapa de um projeto, o controle de despesas e negociações, seja com clientes ou com fornecedores, acaba sendo melhor administrado. Além do mais, permite que você tenha noção de quais foram os lucros obtidos; 
  4. Rapidez ao tomar decisões: o seu tempo vale ouro. Por isso, você precisa administrá-lo corretamente para alcançar uma excelente gestão de resultados. Graças ao gerenciamento dos seus projetos, tomar decisões acaba se tornando mais rápido e fácil, já que as informações vão estar bem descritas para você;
  5. Melhor gestão de equipe: a partir do gerenciamento, é possível ter bem claro na sua cabeça o que cada indivíduo da equipe fará, bem como quais serão os prazos de cada um. Fora isso, é uma excelente maneira de estreitar os laços com cada um deles, já que são essas pessoas que fazem os seus projetos chegarem ao objetivo estipulado. 

Com os benefícios bem claros na sua cabeça, chegou a hora de saber qual é o ciclo de vida de um projeto. 

Para isso, vamos seguir para o próximo tópico? 

O ciclo de vida de um projeto

Assim como os seres humanos, um projeto também tem o seu ciclo de vida.

Essa informação será definida pela pessoa responsável por fazer a gestão de equipe, de acordo com os objetivos dos quais a empresa pretende chegar.

Porém, há 4 fases bastante comuns em todos os ciclos de vida de um projeto, como: 

  1. Início; 
  2. Organização e preparação; 
  3. Execução das etapas do projeto;
  4. Fim. 

Traçando esse ciclo, fica muito mais fácil fazer o controle em subconjuntos capazes de ajudar no planejamento e controle de projetos. 

Os 5 processos de gestão dos projetos

Na gestão de projetos, há 5 processos indispensáveis para atingir todos os objetivos traçados. 

Eles são: 

  • Iniciação do projeto: a iniciação tem a ver com o início de um novo projeto ou uma nova etapa do mesmo. Todos os objetivos são definidos neste processo, bem como as necessidades e os motivos para realizá-lo. Além disso, os recursos vão para análise para saber se a gestão de resultados será melhor; 
  • Planejamento do projeto: este processo tem como finalidade planejar o desenvolvimento do projeto. Para isso, é preciso coletar várias informações, estipular os custos, traçar quais membros da equipe farão determinada atividade, entre outras coisas; 
  • Execução do projeto: a execução quer dizer dar forma a todo o planejamento, seguindo as etapas corretamente. Em outras palavras, é neste processo que o trabalho é colocado em prática, mantendo todos da equipe sempre muito ocupados. Como já mencionamos, independentemente de quão boa for a sua gestão de equipe, é necessário ficar ligado aos imprevistos que podem surgir, analisando as causas e soluções; 
  • Monitoramento e controle do projeto: geralmente realizado junto com o processo anterior, este aqui propõe controlar e monitorar todas as ações feitas no projeto. Assim, o principal objetivo desta etapa é verificar se o trabalho foi realizado corretamente, seguindo as propostas estipuladas; 
  • Encerramento do projeto: a última etapa consiste na verificação dos resultados que foram obtidos, medindo também se os objetivos foram alcançados. Para que tudo fique dentro dos conformes, é necessário sempre atualizar a base de informações para que outros problemas não surjam no futuro. 

Além dos processos, para chegar a uma boa gestão de resultados, é preciso também conhecer metodologias que ajudam no gerenciamento de projetos. 

E elas podem ser conhecidas no próximo tópico. 

As principais metodologias para fazer a gestão dos seus projetos

Homem sentado em frente a computador explicando os principais métodos para gerenciamento de projetos.

As melhores formas de você atingir os objetivos com o seu gerenciamento de projetos é por meio de metodologias de gestão. 

Com elas, os processos se tornam mais rápidos e fáceis de serem entendidos, bem como os padrões adotados para a sua implantação. 

No mercado, há dois tipos de metodologias, das quais separamos em tradicionais e ágeis.

Metodologias tradicionais 

As metodologias tradicionais se sustentam na ideia de que os projetos devem ser feitos com bastante antecedências. 

As principais são: 

PRINCE 2

PRINCE significa Project in Controlled Environment, que em português quer dizer Projeto em Ambiente Controlado

Lançado em 1996, esta metodologia é considerada tradicional por apresentar as seguintes características: 

  • Explicação para o desenvolvimento do projeto; 
  • Aprendizado com base em erros e acertos; 
  • Distribuição de papéis para cada integrante da equipe; 
  • Divisão de um projeto por etapas; 
  • Alcance de resultados;
  • Compreensão da concorrência. 

Desse modo, podemos classificar o PRINCE 2 como uma metodologia que acompanha integralmente o seu projeto.

Não à toa, muitas empresas passaram a usá-la, a fim de ter um melhor monitoramento dos dados. 

No entanto, o PRINCE 2 não aceita muitas mudanças de ideias, fora que a sua biografia está completamente em inglês, o que acaba dificultando o entendimento das técnicas necessárias. 

Por isso, se você tiver um projeto que deve ser elaborado em um curto espaço de tempo, esta metodologia é a mais indicada. 

PMBOK

O PMBOK é caracterizado pelos seus grupos de processo, que contam com a iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento

Por isso, as áreas que o constroem são: 

  • Custo;
  • Cronograma;
  • Qualidade; 
  • Recursos; 
  • Imprevistos; 
  • Comunicação. 

Este tipo de metodologia pode ser utilizado por qualquer indústria, desde que o projeto se adeque às propostas, das quais precisam de um escopo bem definido. 

Isso porque, com ela, a comunicação dentro da sua empresa melhora consideravelmente, fora o fato de que os recursos disponíveis podem ser mais otimizados. 

Metodologias ágeis

Já as metodologias ágeis nasceram com o objetivo de suprir as necessidades das tradicionais, que são vistas como ultrapassadas

Para entender melhor, veja alguns exemplos de metodologias ágeis. 

Scrum

O Scrum é um framework do tipo ágil, capaz de realizar uma lista de tudo o que projeto precisa desenvolver. 

Em outras palavras, esta metodologia garante que os itens para a criação do produto esteja em ordem. 

Essa lista geralmente é dividida em ciclos, dos quais são conhecidos como sprints, que têm uma validade de duas a quatro semanas. 

Dentro de cada sprint, tarefas são estabelecidas para que o produto seja entregue conforme o desejo do cliente final. 

FDD

O Feature Driven Development (FDD) surgiu na década de 90 com o objetivo de focar na funcionalidade dos projetos. 

Para realizá-lo, é necessário ter um panorama geral de todo o empreendimento, já que o FDD se programa para atribuir o que tem maior relevância ao projeto. 

De forma geral, as suas práticas são: 

  • Desenvolvimento por funcionalidade; 
  • Apenas um programador fica responsável pela criação da funcionalidade; 
  • Gerencia as configurações; 
  • Teste o software. 

Para utilizá-la, verifique se a sua indústria passa por momento de incerteza. 

10 áreas voltadas para a gestão de projetos

As áreas que apresentaremos agora têm como função alcançar mais rapidamente o sucesso desejado com um projeto. 

Conheça-as: 

  1. Gerenciamento de escopo: o objetivo é fazer com que todos os resultados sejam entregues dentro do prazo, atendendo a todos os objetivos estipulados pelo gestor;
  2. Gerenciamento do cronograma: esta área visa fazer com que as datas sejam respeitadas para que a satisfação do cliente continue sempre positiva; 
  3. Gerenciamento de custos: para alcançar uma boa gestão por resultados, é necessário saber quais são as despesas necessárias e, a partir disso, somá-las para a execução do projeto; 
  4. Gerenciamento de qualidade: a área de qualidade tem como intuito verificar os critérios e avaliar as entregas e a qualidade de todos os projetos; 
  5. Gerenciamento dos recursos: todos os envolvidos desta área devem se concentrar em organizar os recursos necessários para uma boa gestão por resultados; 
  6. Gerenciamento das comunicações: a principal função deste gerenciamento é integrar todos os membros da equipe, possibilitando que as dificuldades sejam combatidas; 
  7. Gerenciamento de riscos: esta ação visa o impedimento de imprevistos dentro da sua organização; 
  8. Gerenciamento de aquisições: algumas coisas que fazem parte deste gerenciamento são: compra de produtos ou serviços, terceirização de pessoas, entre outras; 
  9. Gerenciamento das partes interessadas: também conhecidas como stakeholders, as partes interessadas precisam ser estabelecidas. Para isso, este gerenciamento visa encontrar patrocinadores, clientes e parceiros para o projeto; 
  10. Gerenciamento da integração: este gerenciamento tem como principal objetivo alinhar todas as demais áreas para alcançar os fins desejados pela indústria. 

Agora que você já sabe quais são as 10 áreas dentro do gerenciamento de um projeto, você está pronto para usá-lo! 

Reconheça a gestão de um projeto para a sua indústria agora! 

O gerenciamento de um projeto pode ser a peça-chave para que todas as tarefas da sua empresa sejam realizadas de forma correta. 

Afinal, com as metodologias disponíveis pelo mercado, fica muito mais simples desenvolver as habilidades que passamos neste conteúdo. 

Vale lembrar que, dentro da sua gestão, as entregas de cada etapa é importante para o funcionamento de todos os requisitos. 

Portanto, não se esqueça do fundamental: o planejamento.

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