Gestão de tempo: saiba fazer para entender a importância das tarefas

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Gestão de tempo é um processo indispensável para que a sua empresa tenha sucesso! Com cada colaborador fazendo a sua parte é possível alcançar os objetivos desejados, superando a concorrência e garantindo mais clientes.

Muitas vezes o tempo pode ser inimigo de muitas pessoas, especialmente dentro do ambiente de trabalho.

Mesmo com 24 horas, os dias passam rápido e sem o devido cuidado não é possível realizar as tarefas necessárias para o cumprimento de metas e objetivos.

Por isso, saber como fazer a gestão de tempo dentro de uma empresa é a melhor forma de colocar as atividades que são realmente necessárias em primeiro plano.

Entender o conceito de gerenciamento de tempo é extremamente importante para que haja uma gestão de projetos eficiente e capaz de mudar os resultados do seu negócio de forma positiva.

Antes de qualquer coisa: o que é gestão de tempo?

A gestão de tempo, como deve ter ficado subentendido na nossa introdução, também pode ser vista como um gerenciamento de tarefas.

Isso porque ela é considerada uma forma de planejar e otimizar as tarefas de acordo com o tempo disponível pelos colaboradores da sua empresa.

Em outras palavras, é a forma como o tempo é dividido para a execução de atividades, considerando as mais importantes e mais relevantes para o negócio de modo geral. 

Tendo isso em mente, podemos lançar a seguinte pergunta para você: quais atividades são mais importantes durante o seu dia de trabalho e qual seu tempo de execução?

Para respondê-la é preciso saber como realizar uma boa gestão do tempo, algo que exige um certo esforço e pode ser um pouco difícil até se adaptar à rotina.

Contudo, para te convencer a utilizá-la, antes é necessário entender qual a sua importância, algo que contaremos no tópico seguinte.

Saiba a importância de administrar corretamente seu tempo

Uma pessoa anotando em um caderno como realizar a gestão de tempo.

Uma coisa é fato: por mais que o dia tenha 24 horas é quase impossível executar todas as atividades necessárias sem se organizar.

Por isso, realizar a gestão do tempo é indispensável para que você consiga realizar todas as tarefas de acordo com o prazo estabelecido.

Aliás, esse gerenciamento de tempo é a porta de entrada para uma boa gestão de projetos, uma vez que o processo está totalmente relacionado ao planejamento das ações da sua empresa.

Por essa necessidade cada vez mais profissionais buscam métodos para uma boa administração do tempo.

Se você quer saber outros motivos para investir em treinamentos voltados para este tema, confira no próximo tópico.

Aprenda os benefícios do gerenciamento de tempo

Como vimos acima, o gerenciamento de tempo é extremamente relevante para planejar as estratégias e ações dentro da sua empresa, além de resolver problemas com a gestão de projetos.

Graças a esse processo, é possível além de uma boa gestão de projetos garantir os seguintes benefícios:

Dias menos estressantes

A partir do momento em que o gerenciamento de tempo é feito dentro da sua empresa, é possível garantir um dia menos estressante. 

Isso porque tudo estará organizado e pronto para executar todas as atividades no seu devido tempo.

Aumento da produtividade

Assim que os seus dias começarem a ser menos estressantes, você consegue aumentar sua produtividade.

Isso porque, uma vez que você tiver ciência do que é preciso ser feito ao longo do seu tempo de trabalho, todas as tarefas são executadas com uma facilidade maior.

Mais oportunidades para a sua empresa

Tendo o aumento da produtividade, é possível ter também mais oportunidades dentro do ambiente de trabalho e setor de atuação do seu empreendimento.

Além disso, é a chance de fazer com que os colaboradores se aproximem uns dos outros;

Evitar retrabalho

Retrabalho é um mal que afeta muitos empreendimentos, principalmente aqueles que estão começando a atuar agora.

Como você passa a ser mais organizado com a gestão de tempo, fica muito mais difícil deixar detalhes passarem despercebidos, bem como cometer erros grotescos.

Menos esforço para atividades do dia a dia

No começo, talvez realizar a gestão do tempo seja trabalhoso, mas os benefícios são a longo prazo. Isso porque não só a sua vida profissional, como também a pessoal, estará bem mais organizada e perfeita.

Ficou interessado em aprender a gerenciar melhor o seu tempo depois de descobrir os seus benefícios?

Então dê uma olhada no passo a passo que elaboramos para que você consiga distribuir e aproveitar suas 24h da forma mais produtiva possível.

Conheça os passos para fazer uma boa gestão do tempo

Bom, agora que você sabe o que é gestão de tempo e quais os seus benefícios, chegou a hora de descobrir como fazer para melhorar o seu dia a dia.

Para isso, leia as dicas que separamos para você:

1. Faça o planejamento

Para o dia começar bem, é importante que você realize um planejamento.

Nesse caso, recomendamos que você elabore uma lista contendo todas as tarefas importantes que devem ser realizadas ao longo do expediente. 

Nela, separe as atividades entre as mais importantes e as que menos são relevantes.

Fora isso, se você quiser, pode fazer um checklist do que é preciso para executar cada tarefa, como:

  • Não iniciar uma tarefa antes de concluir outra;
  • Confirmar a conclusão de uma tarefa;
  • Tente executar as atividades uma por uma.

Fazendo esse gerenciamento, sua mente passa a entender a necessidade da organização. Esse sentimento é recompensador! 

2. Delegue as tarefas de forma correta

É completamente normal profissionais realizarem mais atividades do que deveriam ao longo de um dia.

O resultado disso é estresse e afobamento, levando a resultados ruins e que não merecem recordações.

Para evitar isso, é necessário aprender a delegar as tarefas de forma correta, especialmente se você está em um cargo de liderança.

Assim, você não apenas passará as atividades para os colaboradores corretos, como respeitará o nível de habilidade e conhecimento deles. 

3. Priorize as atividades

Além de realizar o planejamento e separar as atividades entre as mais importantes e menos relevantes para o seu dia, é importante também selecionar aquelas tarefas que são urgentes.

Para isso, busque entender a diferença de cada uma e o que precisa ser feito para executá-la corretamente. Essa atitude evidencia a importância da gestão de projetos.

4. Faça a definição de prazos

Você é a única pessoa que deve definir os prazos para a realização das suas tarefas!

Por isso, deve existir uma colaboração e boa comunicação entre os colaboradores e seus superiores para que os prazos estipulados para cada atividade não sejam apertados, mas sim, condizentes com a realidade. 

5. Não procrastine

Uma mulher organizando seu tempo utilizando um notebook.

A procrastinação afeta a vida profissional e pessoal de qualquer indivíduo.

É comum vermos que as tarefas de maior complexidade são as que mais demandam tempo de serem concluídos, justamente pelo fato de sempre serem deixadas para depois. 

Para evitar esse problema, é importante pensar que cada tarefa possui importância igualmente significativa, e não devem ser deixadas de lado. 

6. Evite diversas atividades ao mesmo tempo

As pessoas se atrapalham desde o momento em que pensam que realizar diversas atividades ao mesmo tempo pode ser benéfico e melhor para o dia.

O fato é que quando isso acontece, aumenta a probabilidade de ter um trabalho com uma qualidade baixa. 

Sendo assim, para uma boa gestão de projetos, tente focar em uma atividade por vez. Ou seja, conclua uma atividade e, somente após isso, comece outra.

7. Diga “não” no local de trabalho

Tente ter a palavra “não” dentro do seu vocabulário, especialmente se você for subordinado de alguém.

Normalmente, vemos diversas pessoas aceitando tudo o que lhe é pedido, porém, essa atitude prejudica a própria produtividade.

Uma maneira de evitar isso é entendendo que cada pessoa possui suas próprias habilidades e interesses. 

8. Faça pausas

Por mais que o seu dia tenha muitas tarefas a serem realizadas, é importante dar um tempo a elas.

Isso porque a pausa te ajuda a relaxar a cabeça, refrescando ideias e saindo um pouco do ambiente corrido do seu dia.

Sendo assim, se levante, tome um ar, beba um café e converse com alguém por alguns minutos. Isso vai ajudar bastante! 

Bônus: dicas para reuniões produtivas

Não há nada pior do perder tempo com reuniões intermináveis e sem um objetivo específico, não acha?

Para tornar as reuniões mais produtivas a ponto de ajudar na gestão de projetos da sua empresa, é necessário focar nos seguintes pontos:

  1. Na razão da reunião: os motivos pelos quais ela foi marcada;
  2. No seu formato: será uma reunião de apresentação? Em pé? Sabendo o motivo da reunião é possível definir o formato!
  3. Na duração: reuniões curtas são priorizadas em empresas que sabem fazer uma boa gestão de tempo;
  4. Na previsão de sucesso: é sempre começar a reunião falando dos resultados alcançados no período;
  5. No que é importante: focar nos itens que estão na pauta da reunião, fazendo com que ela seja excelente.

Vale lembrar que as reuniões são encontros dos quais os colaboradores podem definir todas as atividades ao longo de um período.

Ou seja, empresas que elaboram reuniões frequentemente garantem uma excelente gestão de tempo a todos.

Agora você já sabe o que precisa para começar a gestão de projetos e otimizar seu tempo!

Neste conteúdo você viu que o gerenciamento pode ser essencial para a conquista de objetivos dentro da sua empresa.

Afinal, essa estratégia está totalmente ligada ao planejamento e seleção de ações que são importantes e urgentes para o negócio.

Para que você consiga realmente adotar a gestão de tempo, não tenha medo: comece o dia com uma lista e coloque todas as atividades que devem ser realizadas ao longo dele.

Sucesso!

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