O que é e como fazer um inventário de estoque: saiba tudo

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O inventário de estoque é uma das práticas fundamentais para o andamento de uma empresa. Mas você sabe o que é esse procedimento e para que ele serve? Venha entender a importância dele para o funcionamento de sua empresa.

O inventário de estoque é um método importante para diferentes segmentos, desde pequenas, médias, até grandes empresas. Evitando faltas ou excessos, tendo tudo na medida!

Portanto, é imprescindível ter em mente que ao descobrir como fazer controle de estoque será a porta de entrada para o seu sucesso.

Só para exemplificar, acompanhe este artigo e saiba todos os detalhes de como colocar cada passo em prática, e fazer com o que o inventário de estoque esteja totalmente a favor da organização e crescimento da sua empresa.

O que é inventário de estoque

Imagine um pequeno acidente ocorrido dentro do estoque da sua empresa. Algumas perdas acontecem e, diante disso, você não faz a menor ideia sobre qual eram os produtos e quantidades, e tampouco o tamanho do prejuízo!

Pois, é também exatamente esse tipo de situação que um inventário de estoque evita: ele é a listagem completa de todos os produtos armazenados no estoque de uma empresa

Ou seja, isso identifica, classifica e determina o valor de cada produto.

Para que serve o inventário de estoque?

Inegavelmente, o inventário de estoque serve para te certificar de que seu controle de estoque está correto, ou seja, se a empresa realmente possui o estoque que acredita ter.

Assim, em casos de compra em excesso, extravios e perdas de estoque, o inventário verifica as informações e permite que haja uma resolução para aquele problema.

Qual a importância do inventário?

Prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Você sabe qual a importância do inventário de estoque para a empresa?

Saiba que a importância inclui a melhoria na gestão do negócio e a organização do estoque, ou seja, de todos os produtos oferecidos.

Os tipos de inventário

Um homem com uma prancheta na mão realizando o inventário de estoque conferindo caixas.

Agora que você já sabe o que é um inventário, chegou o momento de conhecer os principais tipos de modelos de como fazer controle de estoque.

Portanto, neste tópico você conhecerá cada um dos principais, e pode identificar qual é o mais interessante para as necessidades da sua empresa.

Rotativo

Este modelo demanda que o estoque seja submetido à contagem de itens com uma frequência definida, por exemplo, uma vez ao dia, uma vez na semana ou uma vez ao mês.

No entanto, entre as estruturas mais indicadas, esse método serve para grandes empresas, com alto giro de mercadorias.

Periódico

No caso deste modelo de prever, organizar, comandar, coordenar e controlar a contagem, não faz parte da rotina da empresa, porém é realizada no final de um período pré-definido.

Por outro lado, entre os propósitos dessas ações, está a atualização de dados do sistema de estoque, a correção de eventuais falhas e a construção de demonstrativos financeiros mais detalhados.

Geral

O modelo de definição de estoque que você levará mais tempo para produzir, mas é também o mais completo dentro de uma empresa.

Então imagine um documento que abranja a contagem e identificação de todos os bens, incluindo controle de estoque almoxarifado, insumos, mercadorias, maquinário, etc.

Anual

No caso desse tipo de modelo, a contagem é feita ao final do ano fiscal, que corresponde de janeiro a dezembro.

Dessa forma, o inventário serve para realizar o balanço anual das mercadorias em estoque, baseando as decisões do ano novo.

Parcial ou dinâmico

Imagine que você possui muitos tipos de produtos, e precisa realizar um controle especial sobre algum ou alguns deles. Este é o seu modelo perfeito de definição de estoque!

Ou seja, essa contagem tem foco em apenas uma parte do estoque do negócio.

Vantagens de um inventário de estoque

As vantagens podem passar pela melhoria da gestão, da organização, do atendimento; além de reduzir perdas, desperdícios e custos! São muitas as vantagens de um inventário de estoque.

Isso porque não é como se você tivesse os poderes de prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Você de fato os tem!

Então, continue acompanhando esse conteúdo, e descubra, neste tópico, as vantagens da definição de estoque.

Redução de perdas e desperdícios

Com um inventário de um controle de estoque almoxarifado em mãos, reduzir custos e perdas, e ainda evitar desperdícios, se torna tarefa simples!

Tendo em vista que, com essa prática, são evitadas compras desnecessárias, sendo também muito mais fácil descobrir furtos e extravios.

Melhoria no atendimento

Você está no auge do seu atendimento, um cliente procura com urgência por determinado produto, você chega até o estoque e… ele acabou!

Pois, como uma definição de estoque e até mesmo controle de estoque almoxarifado, esse tipo de situação tem chances quase nulas de acontecer.

Sendo assim, com o inventário em dia, o estoque também estará em dia, o cliente sempre encontrará o que procura e sua empresa ganha credibilidade.

Amigo da legislação

Quando não existe acordo entre o inventário e a contabilidade, por exemplo, outras situações negativas podem acontecer, como a empresa ser autuada pela Receita Federal.

Por esse motivo, é fundamental que o estoque declarado seja o mesmo que o estoque real.

Passo a passo de como fazer controle de estoque

Agora que passamos por alguns pontos teóricos, chegamos à prática: como fazer um inventário de estoque?

Se você seguir esse passo a passo, vai poder usufruir de todos os benefícios de como fazer controle de estoque e controle de estoque almoxarifado.

Então, basta seguir essas dicas em 6 passos. Vamos lá?

1. Classificação de produtos

Sim, tudo começa pela classificação. Defina uma forma e classifique todos os produtos e materiais no estoque.

Para este tópico, uma dica é que o ideal para a empresa é possuir um sistema de código de barras, para facilitar a identificação e listagem dos itens.

2. Identificação da rotatividade do estoque

Também chamada de “giro de estoque”, essa informação é necessária para que você saiba quando um estoque é utilizado e em qual período precisa ser resposto.

Isso porque tendo prazos determinados para a reposição, a equipe consegue trabalhar de maneira muito mais assertiva.

3. Definição de periodicidade do inventário de estoque

Homem com prancheta e caneta na mão conferindo estoque.

Após a classificação e da identificação da rotatividade, chegou o momento de estipular também a periodicidade do seu inventário.

Dessa forma, você terá definido exatamente de quanto em quanto tempo esse procedimento deve ser repetido.

Além disso, você deve definir qual formato deve utilizar, de acordo com suas necessidades.

 Confira a seguir como cada um deles funciona:

Como funciona o rotativo

Nesse caso os itens são contados em intervalos pré-definidos, como, por exemplo, diário, semanal, mensal, bimestral, etc.

Como funciona o periódico

Para este modelo a empresa determina um período final para o inventário. O objetivo aqui é atualizar como fazer controle de estoque e controle de estoque almoxarifado, chegando a demonstrativos mais confiáveis e detalhados.

Como funciona o permanente

Este tipo de controle é feito de forma automatizada. Cada movimentação de entrada ou saída do estoque gera uma atualização no status do produto.

4. Definição detalhada de dias para o inventário de estoque

Definir dias e até mesmo horários em que o inventário será feito é outro passo importante e uma das formas de garantir sua eficácia.

Sendo assim, objetivo é que seja feito independente de qualquer situação ou imprevisto, como excesso de demanda, feriados ou troca de equipe.

5. Checagem com confirmação

Pelo menos dois colaboradores são recomendados para realizar a checagem da coleta de informações, outra garantia da eficácia do inventário.

E, se ao final, ambos chegarem no mesmo número, certamente a contagem foi feita com sucesso.

6. Verificação de dados com sistema de controle de estoque

Neste passo final, após concluir o inventário, a tarefa é cruzar as informações com seu sistema de controle de estoque.

Desse modo você poderá identificar falhas no controle, e manterá informações de estoque atualizadas para sua equipe se planejar com segurança.

Agora é com você!

E então, já absorveu todo o conhecimento necessário sobre o que é e como fazer um inventário de estoque?

Prever organizar comandar coordenar e controlar faz parte de todos os bons resultados deste método, que você começou entendendo o que é, para que serve e sua importância.

Também trouxemos os principais tipos de inventário, as vantagens de incorporá-lo em sua empresa e um passo a passo bem explicado sobre como fazer.

Sendo assim, agora está nas suas mãos! Está com você o poder de organizar a gestão da sua empresa e melhorar seu atendimento, por exemplo.

Pois bem, coloque tudo em prática e bons negócios!

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