Gestão de projetos: saiba para o que serve e como executar

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Saber o que é gestão de projetos é essencial para o sucesso da sua empresa! Afinal, é a melhor maneira para que as suas ideias saiam do papel com baixo índice de fracasso. Conheça.

Uma ótima maneira de você englobar todas as equipes da sua empresa é fazendo o gerenciamento de projetos, do qual pode consistir na utilização de um software voltado exclusivamente para isso. 

Neste conteúdo você descobrirá como fazer o melhor gerenciamento de projetos para que eles sejam organizados e consigam dar à sua empresa o lucro estipulado. 

O que é e para que serve um projeto?

Se você pesquisar por “projeto” no dicionário online de português, vai ver que o termo é um substantivo masculino, do qual apresenta uma variedade de significados, como: 

  • Plano: projeto de lei; 
  • Esquema: projeto de pesquisa; 
  • [Arquitetura]: projeto de uma igreja; 
  • Escritura provisória de um texto. 

Apesar de todos esses resultados estarem certos, o projeto que estamos falando apresenta outros aspectos, se consultarmos o guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK), feito pela instituição Project Management Institute (PMI).

Nele, o projeto é definido como “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”. 

Mesmo que sejam parecidos, projetos se diferem das operações. O primeiro é temporário, tendo começo, meio e fim, enquanto o segundo trabalha de forma contínua.  

Por exemplo, construir um prédio, atualizar um aplicativo ou realizar uma viagem são projetos trabalhados com base em um período de tempo pré-estabelecido. 

Assim, em poucas palavras, podemos dizer que um projeto tem como características: 

  • Início, meio e fim; 
  • Deve ter planejamento, execução e controle; 
  • Cria produtos, serviços ou resultados exclusivos; 
  • Se desenvolve por etapas;
  • Precisa de uma equipe especialista e talentosa; 
  • Tem recursos limitados. 

Bom, agora que você já sabe o tipo de projeto que estamos falando, é necessário conhecer o ciclo de vida que ele possui.  

O ciclo de vida de um projeto

O ciclo de vida de um projeto não se resume apenas no seu planejamento, execução e controle. 

Ele congrega outras fases importantes, que são: 

Iniciação

O gestor e toda equipe precisam ter informações essenciais a respeito do projeto, como suas restrições, o tempo e os gastos dos quais influenciam para a sua realização. A ideia não é apenas saber de tudo isso, como também ter essas descrições bem registradas.

Planejamento

Antes de mais nada, é essencial que você receba o aval da empresa para implantar todos os esforços para a realização do projeto. A partir da resposta positiva, você pode começar o planejamento, que deve ter um nível maior de detalhes a respeito da estrutura do plano capaz de levar o projeto ao sucesso.

Execução

Depois de planejar o projeto, chegou o momento de executá-lo. Por isso, é necessário realizar todas as atividades traçadas da melhor forma possível. Não se espante se houverem mudanças, pois na fase de execução é bem comum que elas apareçam.

Monitoramento e controle

Esta fase está ligada com a de execução. O seu principal objetivo é garantir que todas as atividades realizadas são compatíveis com o que foi planejado, além de comparar o desempenho e o progresso com o plano estipulado.

Encerramento

O projeto acabou, mas ainda há muito trabalho a ser feito. Nesta etapa, é preciso oficializar a conclusão de toda a pauta, colhendo informações para projetos futuros. Um exemplo de encerramento de projeto é a assinatura do termo de aceite, do qual visa isentar a empresa de quaisquer responsabilidades no futuro. 

Bom agora, que você sabe o conceito, para que serve e qual o ciclo de vida de um projeto, chegou a hora de descobrir o que é gestão de projetos. 

O que é gestão de projetos?

Cinco pessoas em uma reunião sobre o que é gestão de projetos.

De forma bem sucinta, gestão de projetos é um conjunto de técnicas e conhecimentos capaz de garantir o sucesso de um projeto. 

Esse gerenciamento deve ser administrado de acordo com o planejamento, execução e controle de todas as fases que mencionamos no tópico acima. 

Por ser uma realidade de empresas que possuem a sua economia bastante desenvolvida, a gestão de projetos tem entrado com tudo no mercado brasileiro, possibilitando que as organizações consigam organizar melhor as suas ideias. 

Além disso, quando empreendedores sabem o que é gestão de projetos, fica muito mais simples tornar o empreendimento dinâmico e valioso para os seus consumidores. 

Mas qual a diferença entre projeto e gestão de projetos?

O projeto sozinho é comumente confundido com a sua gestão, já que há diversas etapas para serem executadas para chegar até o resultado final do esforço temporário. 

No entanto, a gestão de projetos tem como principal diferencial ir além do planejar, executar e finalizar, tendo também grande relação com a gestão por competência. 

Imagine, por exemplo, que um projeto da sua empresa sofra com alterações dentro da pauta. 

Esses tipos de imprevistos podem afetar diretamente nos gastos, tempo de entrega e esforço de toda a equipe. 

Quando se há gestão, é possível driblar esses imprevistos e administrá-los, a fim de equilibrar as alterações sem impactar muito na rentabilidade e eficiência do projeto. 

É importante ressaltar que a gestão não vive sem um projeto, ao passo que este vive sem o gerenciamento. 

Quais indicadores de desempenho mostram os meus resultados? 

Ao trabalhar com gerenciamento de projetos, é preciso também reconhecer alguns resultados para entender o que deve ser feito para melhorar as etapas. 

Para isso, alguns indicadores de desempenho podem ser utilizados, como: 

Valor agregado

O valor agregado tem ligação com a taxa de entrega realizada até o momento. Isso significa que o seu resultado se baseia na seguinte fórmula: Valor agregado = (Tarefas feitas / Total a ser executado) x 100%. Ou seja, se um projeto da sua empresa estiver voltado à atualização de um aplicativo e conta com 10 etapas e 5 delas já foram realizadas, significa que o valor agregado é 50%.

Taxa de entrega em relação ao prazo

Este indicador de desempenho ajuda você a entender se todas as atividades estão sendo realizadas dentro do prazo estipulado. Para saber, é utilizada a seguinte fórmula: Taxa de entrega = Valor agregado / Previsão de entrega. Imagine que a previsão de conclusão é de 10%. Os 50% já foram entregues, então o indicador é de 0,2.

Taxa de custos em relação ao orçamento

É necessário manter o projeto sempre dentro do orçamento estipulado. Para isso, a conta a ser realizada é essa: Taxa de custos = Valor monetário das entregas / Custos previstos.

Taxa de retrabalho

Muitas empresas sofrem com o retrabalho, fazendo com que a perda de tempo e dinheiro aconteçam. Para evitar essa falha, é sugerido o seguinte cálculo: Taxa de retrabalho = (Número de retrabalho / Número de tarefas concluídas) x 100%.

Desvio do prazo

Compreender se a execução do projeto passou do prazo estabelecido é importante. Por isso, recomenda-se fazer o seguinte cálculo: Desvio do prazo = [(Data de entrega – Data prevista) / Duração prevista] x 100%.

Desvio do orçamento

Este indicador é excelente para saber se algo escapou do orçamento, ajudando na otimização do projeto. A fórmula para resolver esta questão é: Desvio do orçamento = [(Custos totais – Custos previstos) / Custos previstos] x 100%

A ideia de fazer o gerenciamento de projetos é também ter em mente a gestão por competência, da qual pode ser sempre mensurada por esses indicadores de desempenho. 

5 passos para fazer a gestão de projetos

Para que você tenha uma completa noção sobre o que é gestão de projetos, é necessário reconhecer os 5 passos para fazer esse gerenciamento. 

Passo 1: Escolha uma metodologia

O primeiro passo para realizar a sua gestão é escolher uma metodologia, da qual possui práticas e técnicas capazes de trazer resultados promissores. 

Dentro da gestão de projetos, as metodologias podem ser separadas em ágeis e tradicionais. 

Metodologias tradicionais

As metodologias tradicionais visam trabalhar com o ciclo de vida do tipo preditivo, buscando sempre uma antecipação do trabalho do projeto. 

Normalmente, essas metodologias são recomendadas para projetos dos quais a pauta e o produto são bem conhecidos. 

Portanto, os gestores sabem aqui o que deve ser feito e como fazer. 

Metodologias ágeis 

Já as metodologias ágeis, tem como objetivo trabalhar o ciclo de vida do tipo adaptativo, que consiste no detalhamento da pauta de forma progressiva. 

Em outras palavras, a partir do momento em que mais informações sobre o projeto são obtidas, melhor será o trabalho. 

Não à toa, esse tipo de metodologia é recomendado para projetos que estão inseridos em um ambiente do qual a mudança é frequente. 

Sendo assim, a restrição principal para se fazer um bom gerenciamento de projetos com as metodologias ágeis é o tempo

Passo 2: Monitore todos os indicadores do projeto com frequência

Duas mulheres conversando frente a frente.

Os indicadores de desempenho que colocamos no tópico acima devem ser trabalhados frequentemente.

Isso porque, quando se tem noção do que os números representam para o seu negócio, mais fácil será na hora de fazer um planejamento com base na metodologia escolhida. 

Além do mais, o monitoramento dos indicadores é a chave para você abrir a porta dos erros e acertos que a sua empresa tem cometendo. 

Passo 3: Faça revisões no planejamento

A documentação do planejamento feito para a execução de um projeto deve ser revisada constantemente para realizar todos os ciclos de vida dele. 

Nesse caso, é fundamental fazer uma análise comparativa do que foi planejado e o que está sendo feito. 

Assim, você conseguirá saber quando deve ser necessária uma mudança do planejamento para atender todos os objetivos precisos. 

Passo 4: Invista em uma equipe qualificada 

Por trás de uma empresa de sucesso, há sempre uma equipe qualificada. 

Sendo assim, não perca tempo de procurar os melhores profissionais para conduzir o seu projeto. 

Para aqueles que já estão há algum tempo nela, é recomendado sempre lançar cursos e treinamentos para capacitá-los e torná-los especialistas no assunto. 

Passo 5: Utilize um software de gestão de projetos

Hoje em dia, a tecnologia tem servido como uma grande amiga de empreendedores do Brasil e do mundo. 

Graças a ela, já é possível encontrar diversos softwares capazes de centralizar informações precisas para um bom gerenciamento de projetos. 

Já sabe o que é gestão de projetos? Então está na hora de gerenciar a sua empresa! 

Neste conteúdo você descobriu o que é gestão de projetos e como essa atividade pode ser fundamental para o crescimento da sua empresa. 

Além de uma boa equipe para administrar as ferramentas que englobam os seus projetos, é necessário ter noções de gestão por competência para conseguir desenvolver todas as atividades necessário. 

Por isso, utilizar a tecnologia ao ser favor pode ser a resposta para muitas perguntas acerca dos seus resultados.

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