Planejar, organizar, dirigir e controlar: conheça as 4 funções da administração

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Você consegue planejar organizar dirigir e controlar uma empresa? Ter conhecimento dessas 4 funções administrativas pode parecer simples, mas a prática se mostra bastante diferente.

Toda empresa deve planejar organizar dirigir e controlar para que o sucesso se torne uma realidade.

Para isso, contar com um bom administrador se faz muito necessário, já que é esse profissional que consegue comandar todas essas funções.

Quer entender melhor qual é o papel dele e como fazer para que haja um equilíbrio para planejar organizar dirigir e controlar? Então leia agora este conteúdo!

As responsabilidades do administrador

Para o bom planejamento de uma empresa, é necessário contar com a ajuda do administrador.

Isso porque esses profissionais são responsáveis por planejar organizar dirigir e controlar o desempenho do seu empreendimento.

Por executarem uma série de funções, os administradores são divididos que operam em 3 níveis: operacional, intermediário e institucional.

O operacional diz respeito aos profissionais responsáveis por toda a parte do desenvolvimento dos colaboradores operacionais. Normalmente, são vistos como supervisores da área de mesmo nome.

Já o intermediário pode ser classificado como aquelas pessoas que recebem o cargo de gerência, ou seja, ficam encarregados de diversas áreas, incluindo a supervisão da área operacional.

Por fim, o institucional é caracterizado pela figura do presidente, diretor ou o CEO da organização. Esses indivíduos devem saber quais são as funções administrativas dos pés à cabeça.

Fora esses níveis hierárquicos, os administrados podem ser classificados pelas suas habilidades, separadas em técnicas, humanas e conceituais.

Técnicas: as técnicas são utilizadas por profissionais que têm puro conhecimento a respeito delas. Esses administradores podem ser vistos trabalhando na área industrial e operacional;

Humanas: essa segunda habilidade está voltada para aquelas pessoas que sabem trabalhar com outras, seja motivando ou entendendo todos os seus problemas. Elas podem ser encontradas nos departamentos de Recursos Humanos e Pessoal;

Conceitual: esse pessoal conhece métodos para planejar, organizar, dirigir e controlar uma empresa. São os presidentes, diretores e CEOs.

Independentemente das habilidades e níveis mencionados, o administrador precisa estar sempre antenado com os fatos do seu mercado de atuação.

Além disso, conhecer de tudo um pouco é a receita para que problemas sejam evitados e o espírito de líder especialista e talentoso surja.

E muito mais do que fazer planejamento de uma empresa, esse profissional deve conseguir executar uma série de papéis, como: interpessoal, informativo e decisório.

O papel interpessoal é fundamental para quem deseja que as relações com outros colaboradores sejam saudáveis, mesmo que seja de forma direta ou indireta.

Por sua vez, o papel informativo é aquele que deve fazer parte da rotina de gestores que obtém informações para que sejam divulgadas para as pessoas de interesse posteriormente.

Já o papel decisório diz respeito à ação de tomar decisões assertivas para o bem maior da organização. Ou seja, quanto mais informações esse profissional receber, maior será a autonomia.

De onde vem as funções do administrador?

Para responder a essa pergunta, vamos voltar um pouco no tempo.

Em 1916, Henri Fayol lançou o seu icônico livro Administration Industrielle et Generale (Administração Industrial e Geral), se tornando a primeira pessoa a reconhecer quais são as funções administrativas.

Na época, ele era diretor administrativo de uma grande companhia francesa voltada para a mineração de carvão e se baseou em todas as suas experiências na função para dar vida à sua obra.

A partir delas, ele conseguiu definir quais são as funções administrativas, como POC3 ou POCCC. Elas eram:

  • Planejamento;
  • Organização;
  • Comando;
  • Controle;
  • Coordenação.

Em seu livro, Fayol ressalta que qualquer administrador executa essas cinco funções em qualquer tipo de empresa.

No entanto, o tempo passou e a tecnologia evoluiu, dando espaço para que novos autores atualizassem o conceito, integrando as funções coordenação e comando para transformá-las em uma única vertente: a direção.

Para que você entenda melhor as 4 funções administrativas, recomendamos que você nos acompanhe no próximo tópico.

As 4 funções da administração

Como vimos no tópico acima, as 4 funções administrativas são: planejar organizar dirigir e controlar.

Abaixo, você vai perceber como um gestor consegue realizar o planejamento de uma empresa de maneira adequada e assertiva.

Planejar

Planejar é a primeira das 4 funções da administração.

Como o próprio nome já diz ele se trata do estabelecimento metas e objetivos da sua empresa e como fazer para que você alcance os resultados desejados.

Sendo considerado o estágio inicial de qualquer projeto, deve-se levar em conta todos os possíveis cenários do mercado que você e todos os seus colaboradores podem se envolver.

Para que haja uma boa execução do planejamento, o administrador deve fazer uma pesquisa aprofundada do mercado para traçar uma série de projeções para a companhia.

Organizar

A organização é a segunda das 4 funções administrativas e está intimamente atrelada com o planejamento da empresa.

Isso porque essa função garante que todos os recursos sejam organizados e distribuídos para que não hajam conflitos entre departamentos e colaboradores.

Outro ponto importante da organização é que há a necessidade de produzir de modo eficiente, ou seja, realizar o trabalho em menos tempo.

Sendo assim, tente encontrar um administrador que saiba quais são as funções administrativas e que entenda de organização pessoal e coletiva.

Dirigir

A terceira das 4 funções da administração é a direção.

Ela tem a ver com o espírito de liderança do seu administrador e como o mesmo consegue organizar a equipe de recursos humanos para uma gestão de pessoas eficiente.

Quando falamos em direção, não estamos dizendo que você deve somente distribuir as atividades para cada colaborador, mas sim motivá-lo para que ele se sinta parte da empresa.

Mesmo que muitos administradores consigam executar as duas primeiras das 4 funções administrativas, eles pecam nessa, uma vez que não possuem a inteligência emocional necessária para captar as emoções de outras pessoas.

Controlar

Depois de planejar, organizar e dirigir, agora chegou o momento de encarar a últimas das 4 funções da administração: o controle.

Com ele, você consegue elaborar padrões necessários para atingir um excelente desempenho das suas ações para atingir todas as metas e objetivos possíveis.

Por isso, é fundamental que o profissional consiga ter uma capacidade de analisar e se basear em números reais para dar melhores condições a todas as pessoas.

Busque o equilíbrio do planejar, organizar, dirigir e controlar

Provavelmente, você vai se deparar com pessoas que sabem motivar demais a sua equipe, mas que não possuem nem um pouco de organização para controlar os projetos que foram planejados no começo.

Ou seja, não adianta encontrar um administrador que seja bom em uma função da administração, mas não consegue se dar nas outras três.

É necessário, portanto, que haja um equilíbrio entre o planejar, organizar, dirigir e controlar a sua empresa, para que todos se sintam estáveis e confiantes no trabalho deste profissional.

Você está pronto para fazer o planejamento de uma empresa!

Agora que você sabe quais são as funções administrativas, podemos dizer que está mais do que preparado para enfrentar o competitivo mercado atual.

Mas antes de você começar a investir pesado em todas elas, é necessário se lembrar que deve haver um equilíbrio das 4 funções administrativas para o sucesso do seu negócio.

Esse trabalho não é tão simples quanto parece e, por isso, você deve sentar com o profissional, a fim de fazer com que ele conheça o seu negócio como ele realmente é.

Por fim, não deixe de passar as informações necessárias para que ele não se perca e reme para o insucesso do empreendedorismo.

Bons negócios!

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